El paradigma de Business Process Management (BPM) se basa en la importancia de integrar todos los procesos de negocio y corporativos de una organización, además de integrar datos y aplicaciones. El objetivo es diseñar y controlar la estructura organizativa de forma flexible, de modo que ésta puede adaptarse rápidamente a nuevas situaciones. Por tanto BPM es el conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración de procesos de negocio, entendiendo por administración de procesos su análisis, definición, ejecución, monitorización y control.
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Durante los años 90, los sistemas WFMS (WorkFlow Management Systems) fueron los encargados de integrar islas de procesos a alto nivel. Es decir daban soluciones de gestión de proceso allá donde las aplicaciones corporativas no llegaban. Estos sistemas estaban orientados a gestionar actividades de negocio y tenían un carácter rígido. Además, requerían de la interactuación humana para ejecutar las aplicaciones corporativas que intervenían en el WorkFlow (flujo de trabajo) y no tenían capacidad de integrar las aplicaciones que suministraban información o servicios a la organización.
Durante los años 90, los sistemas WFMS (WorkFlow Management Systems) fueron los encargados de integrar islas de procesos a alto nivel. Es decir daban soluciones de gestión de proceso allá donde las aplicaciones corporativas no llegaban. Estos sistemas estaban orientados a gestionar actividades de negocio y tenían un carácter rígido. Además, requerían de la interactuación humana para ejecutar las aplicaciones corporativas que intervenían en el WorkFlow (flujo de trabajo) y no tenían capacidad de integrar las aplicaciones que suministraban información o servicios a la organización.
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WorkFlow era la tecnología que permitía coordinar actividades que eran ejecutadas por personas y se basaba en la definición de los roles, privilegios y reglas de negocio necesarios para llevar acabo dichas actividades.
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En una herramienta WorkFlow, el usuario comienza indicando el inicio de la actividad, y esto produce un cambio de estado en el sistema. Por ejemplo, se envía una hoja de gastos al departamento de administración y el flujo de trabajo indica que esta hoja de gastos debe ser aprobada por varios superiores y luego debe ser introducida en el sistema ERP por administración.
En una herramienta WorkFlow, el usuario comienza indicando el inicio de la actividad, y esto produce un cambio de estado en el sistema. Por ejemplo, se envía una hoja de gastos al departamento de administración y el flujo de trabajo indica que esta hoja de gastos debe ser aprobada por varios superiores y luego debe ser introducida en el sistema ERP por administración.
El sistema WorkFlow indica qué procesos o pasos deben seguirsehasta que dicha hoja es introducida finalmente en el sistema ERP. Los usuarios deben tener en cuenta este proceso y acceder a las aplicaciones transaccionales (ERP) que sean pertinentes para finalizar el flujo de trabajo con éxito. En caso de que estuviéramos hablando de un sistema BPM, la aplicación ERP estaría integrada en el WorkFlow y para el usuario, la validación de la hoja de gastos y su entrada en administración, serían procesos transparentes. Es decir, desde la propia solución BPM, accedería aun interfaz que le permitiría realizar la aprobación y la entrada de la información sin tener constancia de que está levantando los servicios del sistema ERP que permite realizar dichas operaciones.
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